W dropshippingu realizacja zamówienia dzieje się poza Twoim magazynem, ale odpowiedzialność za sprzedaż zostaje po Twojej stronie. Klient postrzega Ciebie jako sprzedawcę, nawet jeśli paczkę pakuje i wysyła hurtownia. To oznacza, że dokumentowanie transakcji — w tym wystawianie paragonów lub faktur — nie przenosi się na dostawcę. To jedno z najczęściej mylonych zagadnień w tym modelu, a błędne założenia potrafią skończyć się problemami z fiskusem i niezadowoleniem klientów.
W tym artykule wyjaśniam, kto w dropshippingu wystawia paragon, dlaczego hurtownia tego nie robi, jak wygląda to w świetle przepisów oraz co możesz zrobić, żeby obsługa dokumentów była szybka, zgodna z prawem i zrozumiała dla kupujących. Dzięki temu unikniesz nieporozumień i będziesz prowadzić sprzedaż stabilnie — niezależnie od tego, z kim współpracujesz i jak dużą masz ofertę.
Spis treści artykułu:
Kto wystawia paragony w dropshippingu?
W dropshippingu paragon wystawia zawsze sprzedawca, czyli osoba lub firma, która przyjmuje płatność i zawiera umowę sprzedaży z klientem.
To bez znaczenia, że produkt wysyła hurtownia. W świetle prawa to Ty jesteś stroną transakcji, a dostawca jedynie wykonuje usługę logistyczną w Twoim imieniu.
Klient kupuje produkt od Ciebie, na Twojej stronie, w Twoim sklepie i za Twoją cenę. Otrzymuje od Ciebie potwierdzenie zakupu, kontaktuje się z Tobą w sprawie reklamacji i to Ty odpowiadasz za zgodność towaru z umową. Dlatego to na Tobie spoczywa obowiązek ewidencji sprzedaży oraz wystawienia paragonu lub faktury.
Hurtownia w tym modelu nie ma żadnej podstawy, aby dokumentować sprzedaż klientowi końcowemu, bo nie sprzedaje mu towaru — sprzedaje go Tobie. To rozdzielenie transakcji jest fundamentem działania dropshippingu i właśnie ono decyduje o tym, kto odpowiada za dokumenty fiskalne.
Dlaczego to sprzedawca wystawia dowód zakupu w dropshippingu?
W modelu dropshippingu sprzedawca powinien wystawiać paragony z kilku powodów:
- Odpowiedzialność prawna – osoba lub firma, która sprzedaje produkty końcowemu użytkownikowi, jest prawnie odpowiedzialna za przestrzeganie przepisów dotyczących sprzedaży, w tym za wystawianie paragonów. Sprzedawca jest tym, który zawiera umowę sprzedaży z klientem, nawet jeśli nie zajmuje się fizycznym przetwarzaniem produktu. Dlatego z punktu widzenia prawnego to na sprzedawcy spoczywa obowiązek dokumentowania transakcji.
- Zarządzanie relacjami z klientami – sprzedawca jest głównym punktem kontaktu dla klientów i odpowiada za obsługę klienta, marketing i rozwiązywanie problemów. Wystawianie paragonów i innych dokumentów sprzedażowych jest częścią obsługi klienta. Dzięki temu sprzedawca może zapewnić spójne doświadczenie klienta, co jest istotne dla budowania zaufania i lojalności.
- Kontrola nad marką – sprzedawca w modelu dropshippingu zwykle dba o to, by marka była widoczna i rozpoznawalna. Wystawiając paragony i inne dokumenty związane z transakcjami, sprzedawca może umacniać swoją tożsamość marki w umysłach klientów, co jest ważne dla długoterminowego sukcesu.
- Zgodność z przepisami podatkowymi – wystawianie paragonów jest często wymagane przez przepisy podatkowe. Sprzedawcy muszą dokumentować sprzedaż w celu prawidłowego rozliczenia podatków. Gdyby dostawca miał wystawiać paragony, mogłoby to prowadzić do nieporozumień lub błędów w rozliczeniach podatkowych sprzedawcy.
- Prostota logistyczna – gdyby dostawcy mieli obowiązek wystawiania paragonów, mogłoby to skomplikować proces logistyczny, ponieważ każdy dostawca mógłby mieć inne systemy i procesy. Centralizacja tej funkcji u sprzedawcy pozwala na większą kontrolę i upraszcza procesy zarządzania.
Dlaczego hurtownia nie wystawia paragonów dla klientów?
Jeszcze zanim zaczniesz sprzedawać w dropshippingu, musisz uświadomić sobie, że hurtownia jedynie wysyła paczki w Twoim imieniu. Jej rola kończy się na sprzedaży towaru Tobie (firmie prowadzącej sklep internetowy) i wysyłaniu go na wskazany adres (wprost do klienta).
To Ty pozostajesz sprzedawcą i odpowiadasz za wystawienie dokumentu sprzedaży swoim klientom. Transakcje zawierane między firmami są więc takie same, jak w przypadku prowadzenia e-sklepu w modelu tradycyjnym (z własnym magazynem) i obejmują:
- Sklep internetowy kupuje produkt w hurtowni.
- Klient kupuje towar w sklepie internetowym.
Paragony w dropshippingu są zazwyczaj zastępowane fakturą imienną dla klienta indywidualnego, którą przesyłasz drogą mailową.
Dlaczego paragonów nie dołącza hurtownia dropshippingowa? Powody są co najmniej dwa:
- Pierwszym z nich jest fakt, że Twój klient kupuje w sklepie drożej niż Ty w hurtowni, a nie chciałbyś, żeby dostał paragon na niższą kwotę.
- Drugim – prawnie to Ty jesteś sprzedawcą i nie ma powodu, by ktoś inny był odpowiedzialny za dostarczenie dokumentu sprzedaży.
WYSYŁANIE FAKTUR ZAMIAST PARAGONÓW JEST ZGODNE Z PRAWEM. INFORMACJĘ O ELEKTRONICZNEJ FORMIE DOSTARCZENIA WARTO ZAWRZEĆ W REGULAMINIE SKLEPU INTERNETOWEGO.
Praktyką stosowaną przez sprzedawców dropshippingowych, którzy ze względu na rodzaj oferowanych produktów zmuszeni są do posiadania ewidencji fiskalnej, jest wystawianie faktur imiennych do paragonu i wysyłanie ich klientowi drogą elektroniczną. W takim przypadku wydrukowany paragon wraz z kopią wystawionej faktury powinien zostać zarchiwizowany w Twojej dokumentacji. Możliwe jest także wysyłanie paragonu do klienta drogą pocztową – ze względu na generowanie dodatkowych kosztów nie jest to polecane rozwiązanie.
Dropshipping a podatek VAT
VAT w dropshippingu nie podlega dodatkowym regulacjom i naliczany jest na zasadach ogólnych. Sprzedawcy dropshippingowi mogą korzystać ze zwolnienia z płacenia podatku VAT. Wystarczy spełnić poniższe warunki:
- Obrót w skali roku nie może przekroczyć 240 000 zł.
- Nie sprzedajesz: produktów objętych akcyzą, metali szlachetnych, budynków bądź terenów budowlanych, nowych środków transportu.
- Nie oferujesz usług: jubilerskich, prawniczych, związanych z doradztwem.
Jeśli rozliczasz dropshipping, nie płacąc podatku VAT to:
- Faktury zakupu towaru uznajesz za koszt uzyskania przychodu i wpisujesz ich pełną wartość brutto.
- Do faktur sprzedaży (dla klientów sklepu internetowego) nie doliczasz podatku VAT.
Ewidencjonowanie dokumentów kupna i sprzedaży przez sprzedawców dropshippingowych płacących VAT obejmuje:
- Faktury zakupu (z hurtowni) stanowiące koszt – z prawem do odliczenia VAT-u.
- Faktury sprzedaży (wysyłane do kupujących) z doliczoną stawką VAT ustaloną dla danego towaru.
Podsumowanie
Podsumowując, model dropshippingu, mimo swojej elastyczności i globalnego zasięgu, wiąże się z konkretnymi wymaganiami dotyczącymi księgowości i obsługi płatności. W kontekście regulacji fiskalnych sprzedawcy muszą pamiętać o obowiązku ewidencji sprzedaży. Chociaż w przypadku sprzedaży opartej na dropshippingu nie ma bezpośredniego wymogu posiadania kasy fiskalnej, to ważne jest, aby na koniec każdego miesiąca przesłać odpowiednie pliki do systemu księgowego.
Płatności, zwłaszcza te realizowane gotówką, wymagają szczególnej uwagi, gdyż sprzedawca musi zapewnić, że wszystkie transakcje są prawidłowo zarejestrowane i odzwierciedlone w dokumentach księgowych. Zgodnie z obowiązującymi rozporządzeniami, sprzedawca ma także obowiązek dostarczyć paragon do klienta, co jest kluczowe zarówno dla zgodności prawnej, jak i dla zaufania nabywcy. Dane klienta należy starannie przechowywać i chronić, co umożliwia nie tylko prawidłową realizację zamówień, ale również budowanie długoterminowych relacji z klientami.
Zarządzanie asortymentem w modelu dropshippingowym, mimo że jest zdecentralizowane, także wymaga dokładnej koordynacji i monitorowania, aby zapewnić, że wszystkie operacje sprzedażowe są zgodne z przepisami i spełniają oczekiwania klientów. Dropshipping to wysoce efektywny model biznesowy, ale jego skuteczność zależy od prawidłowej implementacji procesów księgowych i administracyjnych.
Zrozumienie, kto i dlaczego wystawia paragony w dropshippingu, jest kluczowe dla efektywnego zarządzania biznesem e-commerce i utrzymania zadowolenia klientów.
W dropshippingu sprzedawca jest odpowiedzialny za wystawianie paragonów, ponieważ jest to element zarządzania relacjami z klientami, który jest kluczowy dla zachowania transparentności i zaufania. Dostawca natomiast skupia się na logistyce i zapewnieniu, że produkt trafia do klienta.
Kto wystawia paragony w dropshippingu? FAQ
Czy w dropshippingu to hurtownia może wystawić paragon klientowi?
Nie. Hurtownia sprzedaje towar Tobie, a nie klientowi końcowemu. Klient zawiera umowę z Twoim sklepem, więc to Ty dokumentujesz sprzedaż. Gdyby hurtownia wystawiła paragon, dokument nie odzwierciedlałby rzeczywistej transakcji.
Co jeśli klient poprosi hurtownię o paragon?
Hurtownia powinna odmówić, bo nie jest stroną transakcji. Sprzedawca, czyli Ty, musi wystawić dokument sprzedaży niezależnie od tego, kto fizycznie wysyła paczkę.
Czy w dropshippingu muszę mieć kasę fiskalną?
